Este documento describe la política de preservación digital del Programa SciELO que se aplica a los contenidos digitales de las colecciones de la Red SciELO. Además de las colecciones de revistas nacionales y temáticas que representan sus principales fuentes de información, la Red SciELO también incluye los repositorios de Datos SciELO, el servidor de Preprints SciELO y las colecciones de Libros SciELO. La implementación y seguimiento de la política se realiza de manera descentralizada bajo la responsabilidad de los gestores de las colecciones de la Red SciELO.
El Programa SciELO tiene como objetivo contribuir al fortalecimiento y expansión de las capacidades e infraestructuras nacionales para la comunicación científica. Su implementación se lleva a cabo metodológica y tecnológicamente a través del Modelo de Publicaciones SciELO, que opera, por un lado, como marco de política pública para apoyar la mejora y visibilidad de las revistas de calidad publicadas a nivel nacional en acceso abierto, y, por otro lado, como marco de cooperación internacional para el desarrollo global de la comunicación científica en ciencia abierta. La preservación es una de las dimensiones de SciELO para el desarrollo de la infraestructura nacional y la cooperación internacional.
La gestión y operación de las funciones del Modelo Editorial SciELO se realiza de manera descentralizada a través del desarrollo de colecciones de contenido de objetos de comunicación de investigación en forma de archivos de texto, datos, códigos y otros. Las funciones básicas incluyen el control de calidad de entrada y permanencia de los contenidos, que se realiza a través de la indexación, que incluye el control bibliográfico y bibliométrico de los objetos de comunicación de la investigación, el almacenamiento y preservación, la publicación, la difusión y la interoperabilidad. Así, la preservación es parte integral de la segunda función básica del flujo de producción de SciELO, es decir, los objetos de comunicación se conservan en su origen en las colecciones de SciELO.
El Programa SciELO tiene como principios, en primer lugar, la conceptualización y gestión del conocimiento científico como un bien público global que lo caracteriza como un programa de ciencia abierta, en segundo lugar, el trabajo en red como medio de cooperación, intercambio de recursos y creación de escala para maximizar la visibilidad, facilitar el intercambio de experiencias y la gestión de asimetrías, y, tercero, la adopción de estándares, buenas prácticas de comunicación científica y avances innovadores.
Así, la preservación de los contenidos de las colecciones de la Red SciELO responde, por un lado, a los principios del Programa SciELO y, por otro, a sus funciones operativas.
La política de preservación digital del Programa SciELO tiene el objetivo general de desarrollar infraestructura y capacidades de comunicación de investigación con sistemas de preservación de acuerdo a estándares y de última generación que aseguren que los contenidos de los objetos de comunicación en las colecciones de la Red SciELO estén disponibles para las generaciones futuras de acuerdo con a la legislación, normas y buenas prácticas adoptadas a nivel nacional e internacional.
Los objetivos específicos son:
La política de preservación está alineada y subordinada a la política y objetivos del Programa SciELO.
La política, gestión y operación de los sistemas de preservación digital de los objetos de comunicación de investigación de las colecciones de la Red SciELO son estructuradas, continuamente mejoradas e implementadas de acuerdo con las siguientes características, propiedades y procesos:
Alcance y procedencia
Los documentos que son objeto de comunicación para la investigación en las colecciones nativamente digitales de la Red SciELO se conservan en todas sus instancias de formato y versiones. SciELO se asegurará de que la “cadena de custodia” de los registros mantenidos bajo su custodia se mantenga mediante la captura y conservación de metadatos descriptivos apropiados.
Colecciones de la Red SciELO
Las colecciones de la Red SciELO operan en la Web en objetos de comunicación de investigación de acceso abierto. Estas son las colecciones de revistas nacionales y temáticas de la Red SciELO, los repositorios de datos de investigación SciELO Data, el servidor SciELO Preprints y la colección SciELO Books. Las colecciones se gestionan y operan de forma descentralizada. Los gestores de colecciones son responsables de contextualizar e implementar las políticas de preservación del Programa SciELO.
Objetos de comunicación
Los objetos de comunicación de investigación comprenden diferentes tipos de archivos de texto completo, datos numéricos, esquemas, mapas, códigos de aplicaciones de software, imágenes, audio, videos y otros tipos de contenido digital que se almacenan en las colecciones de la Red SciELO. Los objetos de comunicación se operan en forma de archivos.
Principios de operación
Marco de trabajo de preservación
La política de preservación digital del Programa SciELO se aplica a todos los objetos de comunicación en las colecciones de la Red SciELO y su implementación sigue las siguientes pautas:
La preservación está en consonancia con el estado del arte de los fundamentos y las mejores prácticas de preservación de archivos, biblioteca y documentación, comunicación científica, gestión del conocimiento y tecnologías de la información y la comunicación.
La preservación es parte integral de las tres funciones básicas del Programa SciELO operado por el Modelo Editorial SciELO: (i) indexación bibliográfica y bibliométrica; (ii) almacenamiento y conservación de los textos completos, su recuperación y publicación; y (iii) difusión e interoperabilidad;
La preservación sigue los tres principios del Programa SciELO: (i) el conocimiento científico entendido como un bien público global; (ii) trabajo en red en todas las instancias: red, colecciones nacionales y publicaciones periódicas; y, (iii) cumplimiento de estándares, buenas prácticas y adopción de innovaciones;
La implementación y seguimiento de la política se realiza de manera descentralizada, de acuerdo con las políticas, legislación y normas nacionales y temáticas bajo la responsabilidad de los gestores de las colecciones de la Red SciELO;
La operación de preservación se realiza de acuerdo a un plan de trabajo actualizado anualmente y contextualizado al contexto de cada colección;
Este documento, todas las guías derivadas del mismo y los indicadores del número y características de los documentos conservados se encuentran disponibles en una página específica en el portal www.scielo.org de la Red SciELO.
El desarrollo e implementación actualizada de la Política de Preservación Digital del Programa SciELO a través del plan de trabajo, gestión, operación y monitoreo son asistidos por el Comité Consultivo de la Secretaría de la Red SciELO, el cual debe programar el tema en al menos dos de las reuniones anuales para evaluar la adopción, operación y desempeño de preservación y recomendación de arreglos y avances. La Colección SciELO Brasil es responsable de la Secretaría de la Red SciELO, organizando reuniones, documentando y dando seguimiento a las decisiones.
El CC de la Secretaría de la Red SciELO podrá establecer Grupos de Trabajo con términos de referencia definidos y tiempo de operación para analizar temas específicos que afectan la Política de Preservación del Programa SciELO relacionados con metodologías, tecnologías, gestión, interoperabilidad, legislación, etc.
La Política de Preservación del Programa SciELO y los sistemas de preservación del Modelo Editorial SciELO serán objeto de auditorías periódicas por parte de expertos y organismos independientes con miras a la mejora sistemática y alineación con el estado del arte en preservación digital.
El seguimiento del desempeño de la función de preservación del Modelo Editorial SciELO se realizará con el apoyo de los siguientes indicadores de progreso:
Los resultados de la auditoría y los indicadores de seguimiento estarán disponibles en el Portal de la Red SciELO en la sección dedicada a la preservación digital.